Mise en œuvre de SAP Project System en tant que solution intégrée de gestion de projet : Guide du consultant fonctionnel

Introduction

SAP Project System (SAP PS) est un module puissant qui permet aux entreprises de gérer efficacement leurs projets tout en s'intégrant de manière transparente avec d'autres modules SAP tels que FI (Comptabilité financière), CO (Contrôle de gestion), AA (Comptabilité des actifs), MM (Gestion des matériaux), PM (Maintenance des installations), PP (Planification de la production) et HR (Ressources humaines).

En tant que consultant fonctionnel SAP PS, votre rôle dans la mise en œuvre de SAP PS dans le cadre d'une solution SAP intégrée s'étend de l'initiation du projet jusqu'au support post-démarrage. Ce blog fournit un guide complet sur vos responsabilités et les meilleures pratiques pour réussir une mise en œuvre SAP PS.

1. Responsabilités d'un Consultant Fonctionnel SAP PS

Le consultant fonctionnel SAP PS joue un rôle clé pour garantir le succès de la mise en œuvre du module SAP Project System dans un environnement SAP intégré de bout en bout. Ses responsabilités couvrent plusieurs phases de projet, de l'initiation jusqu'au support post-démarrage.

a. Initiation du Projet et Collecte des Exigences

• Collaborer avec les parties prenantes (chefs de projet, finance, achats, RH et opérations) pour comprendre les besoins métier.

• Animer des ateliers avec les utilisateurs clés pour recueillir les exigences du projet.

• Définir la structure du projet (Organigramme Technique de Projet - OTP, réseaux, jalons et activités).

• Identifier les intégrations nécessaires avec d'autres modules SAP (FI, CO, MM, etc.).

• Évaluer les exigences réglementaires et de conformité, le cas échéant.

  
  

b. Phase de Conception et de Planification

• Développer le Business Blueprint Document (BBD) détaillant les fonctionnalités et les intégrations SAP PS.

• Concevoir la hiérarchie OTP en fonction des besoins du projet.

• Définir les structures de planification des coûts et d'allocation budgétaire.

• Déterminer les points d'intégration avec les modules suivants :

  • FI & CO : Affectation des coûts, contrôle budgétaire et imputation.

  • MM : Approvisionnement en matériaux et services externes.

  • PP : Planification et production des composants liés aux projets.

  • HR : Planification des ressources et gestion des effectifs.

  • PM : Tâches de maintenance liées à l'exécution des projets.

  • AA : Capitalisation et suivi de l'amortissement des actifs.

    
    

c. Configuration Système et Intégration

• Configurer les profils de projet, la gestion des statuts et les règles de répartition.

• Mettre en place la planification des réseaux et la planification des activités.

• Définir les structures de coûts et activer la planification automatique des coûts dans CO.

• Assurer l'intégration financière avec FI pour les dépenses et revenus liés au projet.

• Configurer les réservations de matériaux et l'intégration des achats avec MM.

• Définir les règles de répartition pour la capitalisation des actifs (intégration avec AA).

• Implémenter l'affectation des ressources RH pour la gestion des effectifs sur les projets.

  
  

d. Migration des Données et Tests

• Préparer une stratégie de migration pour les données projet, les éléments OTP, les réseaux et les coûts.

• Utiliser SAP Migration Cockpit ou LSMW pour le chargement des données.

• Effectuer des tests unitaires pour chaque point d'intégration (FI, CO, MM, HR, etc.).

• Exécuter des tests d'acceptation utilisateur (UAT) avec les utilisateurs métier.

• Documenter les scénarios de test, les problèmes rencontrés et les solutions apportées.

  
  

e. Formation des Utilisateurs Finaux et Documentation

• Développer des supports de formation SAP PS et des manuels d'utilisation.

• Organiser des sessions de formation pratique pour les utilisateurs finaux.

• Former les chefs de projet, les équipes financières et les utilisateurs des achats sur la gestion des projets dans SAP PS.

• Mettre en œuvre des stratégies de gestion du changement pour faciliter l'adoption par les utilisateurs.

  
  

f. Préparation au Go-Live et Activités de Transition

• Finaliser les configurations système et valider le système.

• Migrer les projets en cours, les coûts et les engagements depuis les systèmes existants.

• Effectuer des tests de pré-go-live pour valider la précision des données.

• S'assurer que les autorisations et les rôles de sécurité liés aux projets sont bien attribués.

  
  

g. Support Post-Go-Live et Optimisation

• Fournir un support hypercare pour résoudre les problèmes système et les questions des utilisateurs.

• Surveiller les imputations financières et les allocations de coûts pour garantir l'exactitude.

• Optimiser les performances système pour les projets de grande envergure.

• Collaborer avec les utilisateurs pour améliorer les fonctionnalités SAP PS en fonction des retours.

• Assurer l'amélioration continue de l'intégration avec les autres modules SAP.

  
  

2. Réussir la Mise en Œuvre de SAP PS

a. Établir une Communication Solide avec les Parties Prenantes

• Organiser des réunions régulières avec les utilisateurs métier et les équipes IT.

• Aligner les objectifs avec les équipes financières, achats et opérations.

• Créer une feuille de route pour l'adoption et l'intégration de SAP PS.

  
  

b. Aligner les Processus Métier avant la Personnalisation Système

• S'assurer que SAP PS s'aligne sur les processus métier existants.

• Privilégier les fonctionnalités standard de SAP pour limiter la complexité.

  
  

c. Effectuer des Tests Rigoureux avant le Go-Live

• Mener des tests de bout en bout couvrant FI, CO, MM, PP, PM, AA et HR.

• Simuler des scénarios réels pour valider l'exactitude des données.

• Tester les processus de clôture et de répartition des projets pour garantir des transactions financières fluides.

  
  

d. Mettre en Place une Stratégie Solide de Formation et de Gestion du Changement

• Former les utilisateurs clés bien avant le go-live.

• Développer des tableaux de bord SAP Fiori pour faciliter l'adoption.

• Organiser des ateliers post-go-live pour renforcer les compétences des utilisateurs.

  
  

e. Surveiller la Performance Système Après le Go-Live

• Suivre les imputations des coûts de projet et les allocations budgétaires.

• Surveiller les activités d'approvisionnement dans les projets pour assurer une intégration fluide avec MM.

• Optimiser l'affectation des ressources dans HR et la planification dans PP.

  
  

3. Intégration de SAP PS avec d'Autres Modules SAP

Module SAP	Intégration avec SAP PS
FI (Comptabilité Financière)	Gère les transactions financières, les imputations et les rapprochements liés aux coûts et revenus des projets.
CO (Contrôle de Gestion)	Permet la planification des coûts, les allocations et l'analyse de rentabilité.
MM (Gestion des Matériaux)	Gère l'approvisionnement et la gestion des stocks pour les matériaux liés aux projets.
PP (Planification de la Production)	Prend en charge les activités de fabrication des composants liés aux projets.
PM (Maintenance des Installations)	Gère les tâches de maintenance et les projets liés aux actifs.
AA (Comptabilité des Actifs)	Suivi des actifs liés aux projets, de l'amortissement et de la capitalisation.
HR (Ressources Humaines)	Gère la planification des ressources et l'affectation des coûts de personnel aux projets.

Conclusion

Le rôle du consultant fonctionnel SAP PS va au-delà de la simple configuration du module ; il s'agit de garantir une solution de gestion de projet intégrée, alignée sur les objectifs métier et intégrée avec les modules SAP FI, CO, MM, PP, PM, AA et HR.

En comprenant les processus de projet de bout en bout, en donnant la priorité à l'intégration et en appliquant une approche structurée, le consultant SAP PS joue un rôle clé dans le succès des solutions SAP de gestion de projet.